GDPR

Information om behandling av personuppgifter i register för antagande och hantering av kunder och uppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige skyldighet att lämna viss information till den registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av JO revision och eventuellt av dess nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.

JO Revisions behandling av personuppgifter

JO Revision kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas för antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, åtgärder enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) samt för att dokumentära vidtagna åtgärder. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar JO Revision, eller inom byrån personvald revisor som åtagit sig att utföra uppdraget. JO Revision kan även komma att behandla personuppgifter för att andra risk management-åtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden) samt för att utföra den interna finansiella redovisningen. Denna behandling är nödvändig för JO Revisions berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämna ändamål är bl.a. kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. I samband med registrering av kunden kan JO Revision även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.

JO Revision kan även komma att behandla personuppgifter som namn, avdelningstillhörighet, befattning och e-postadresser för att informera om seminarier och andra event som JO Revision anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för JO Revisions berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Mottagare av informationen

JO Revision är skyldig att tillse att den informationen som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

JO Revision kan komma att lämna personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av JO Revision i syfte att kontrollera och upprätthålla vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. JO Revision kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att JO Revision ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

Säkerhet vid behandling av personuppgifter

JO Revision ansvarar enligt gällande rätt för att de personuppgifter som behandlas skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder med beaktande av vad som är lämpligt i förhållande till personuppgifternas karaktär och känslighet.

JO Revisions system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer inte att behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas.

Rättigheter som registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att begära att få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är JO Revision skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för JO Revision att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandling av personuppgifterna. När det gäller JO Revisions personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för att sådana ändamål.

Kontaktperson vid frågor:

Joel Magnusson

tel: 08-401 01 32